「理究」利用者の個人に関するデータの取扱について¶
計算科学研究センター（以下、センターという。）は、「理究」（AI for Science 開発用スーパーコンピュータ）「理究」のアカウントを付与された利用者（以下、利用者という。）を対象に、以下の個人情報の取得及びウェブサイト上でのログを収集する。
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個人情報の取得
利用者に関するつぎの情報：アカウント名、氏名（英文）、氏名（和文）、所属機関・部局名、身分、郵便番号、住所、電話番号、FAX 番号、メールアドレス、国籍、勤務先、主たる居住地、居住開始日、希望するニックネーム 1～3、課題 ID（初回採択時課題 ID）、本人確認済みか否か、日本国内に 6 か月以上居住しているか否か、一時帰国中かどうか、日本入国日/日本出国日、本人確認書類の種別、居住者においては特定類型の該当有無、該当する場合の類型およびその判断根拠、安全保障輸出の観点における利用者の過去の行為に関して入手した情報、利用者本人もしくは同居家族または所属機関もしくは共同研究者等の軍事機関への所属の有無
- つぎの本人確認書類のうちいずれかの写し：運転免許証、パスポート、マイナンバーカード（マイナンバーは含まない）、在留カード、写真付き住民基本台帳カード
- つぎの所属確認書類のうちいずれかの写し：社員証、学生証、在籍証明書
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「理究」及び周辺機器でのログの収集
利用者が「理究」を構成する各種機器を利用した際のアクセスログ（アクセス元 IP アドレス、アカウント名、セッション ID、Cookie 情報、アクセス時刻、操作履歴等）
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サポートサイトでのログの収集
利用者が「理究」のサポートサイトを利用した際の、ブラウザ、OS、IP アドレス、アクセス元の国、最終ログイン日時、ユーザーインタラクションデータ、申請内容、問い合わせ内容、投稿内容、さらに「AI チャット」サービスを利用した場合は、AI との会話の履歴及びそのオンライン識別子
センターでは、これらの情報に対し以下のとおり取り扱うものとする。
1. センターは、個人情報を利用者管理のために利用し、これ以外の目的では使用しない。
2. センターは、個人情報を「理化学研究所個人情報保護規程」に則り厳重に管理する（参照：https://www.riken.jp/privacy/）。
3. センターは、「理究」を構成する各種機器でのログをシステム障害対応及び利用状況分析のために利用し、これ以外の目的では使用しない。
4. センターは、サポートサイトでのログをサポートサイトの改善、「AI チャット」サービスの機能改善、「AI チャット」と連携したサポート業務の改善及び、今後のサポートサイトにおけるサービス改善や新機能の開発に役立てるために利用し、これ以外の目的では使用しない。
5. センターは、次の場合を除いて、第三者に収集した情報を開示しない。
① 「理究」の運用改善やヘルプデスク対応等の利用者の利便性向上を目的に、センターが別途定める利用促進業務を担う機関と情報共有を行う場合。この場合は、利用促進業務を担う機関に対して、本取扱を遵守させるものとする。
② 「理究」の運用に関する業務委託を行う場合であってかつ運用上必要がある場合。この場合は、当該業務を行う者に対して、本取扱を遵守させるものとする。なお、利用状況の分析結果等を外部に公開する場合は、利用者の特定ができないよう統計的に処理した情報に限るものとする。
③ サポートサイトの運営及びその改善、「AI チャット」サービスの提供及びその改善に必要な場合。この場合は、これらのサポート業務を行う者に対して、本取扱を遵守させるものとする。なお、共有される情報は、サポートサイトでのログ及び利用者の氏名、メールアドレス、アカウント名とする。
④ 「理究」の利用にあたり、利用者に関する安全保障輸出管理に関する審査を、理化学研究所内の審査部門へ依頼する場合。
⑤ 法令等による要請がある場合。
⑥ その他、プロジェクト推進主体等からの要請がある場合。
6. センターは、不要となった個人情報はすみやかに消去する。
7. センターは、「理究」を構成する各種機器でのログを「理究」の運用終了後原則 10 年間保存する。
8. センターは、サポートサイトでのログを「理究」の運用終了後、可能な限り個人が特定できないように処理し、数年間保存する場合がある。
9. センターは、本人から自己の個人情報について開示請求がある場合、速やかに開示する。また、個人情報の内容に誤りがあり、本人から訂正・追加・削除の請求がある場合、調査の上、速やかにこれらの請求に対応する。その際、本人確認を行う。
10. 本件に係る個人データの開示・訂正・利用停止の希望や質問等の問い合わせ窓口は、サポートサイトとする。
―以上―